Dématérialisation
Dématérialisation des procédures : courrier, délibérations, marchés publics
L’Agglo a mis en place plusieurs outils de dématérialisation. Ces derniers concernent le courrier, les documents préparatoires aux instances et bientôt les délibérations et les marchés publics. Après une phase test, le déploiement est aujourd’hui intégral sur le courrier.
Courrier : 250 agents utilisateurs, 15 ramettes de papier économisées par an au minimum (60 copies papier /jour)
La prochaine phase test concernera les délibérations. La mise en place du vote électronique et le réaménagement correspondant de la Salle du Conseil sont aussi à l’étude.
Concernant les marchés publics, depuis le 1er octobre 2018, les plis des candidats à un marché public doivent obligatoirement être déposés par voie dématérialisée. Profitant de cette obligation règlementaire, le service commun de la Commande publique vise en 2019 l’objectif “zéro papier” grâce à la mise en place de la signature électronique pour les élus et de la dématérialisation des marchés au contrôle de légalité.
Dématérialisation des déclarations de travaux à proximité de réseaux
Les travaux prévus à proximité de canalisations et réseaux enterrés doivent être déclarés à leurs exploitants, avant leur exécution en leur envoyant une Déclaration de projet de Travaux (DT) et/ou Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) afin de connaître précisément la localisation des réseaux.
Depuis février 2017, l’équipe Système d’information géographique (SIG) de la Direction des Systèmes d’Information a mis à disposition des communes et des agents de l’Agglo, un outil permettant de gérer les déclarations de travaux.
Via l’outil, les exploitants (agents des communes et agents de l’Agglo) reçoivent directement dans leur boite mail la DT/DICT avec l’emprise des travaux. L’application récupère cette emprise et vérifie l’impact sur les réseaux. Le récépissé de réponse ainsi que le plan du réseau sont générés automatiquement par le Système d’Information Géographique de l’Agglomération Rochelaise (SIGAR) et sont envoyés par mail au demandeur des travaux.
Pour exemple, plus de 3 600 DT/DICT par an sont traités au service assainissement de l’Agglo. Grâce à cet outil, ils évitent l’envoi de documents papier et gagnent du temps pour exécuter d’autres taches.
Dématérialisation de documents : Agenda du Développement Durable et Rapport annuel de développement durable
Depuis presque 10 ans, le service Transition Énergétique et Résilience Écologique, en collaboration avec le service Communication, édite trois « Agenda du Développement Durable » par an. À partir de janvier 2019, l’Agenda sera dématérialisé. Les manifestations, conférences, sorties nature, animations juniors… organisées sur le territoire continueront à être mises en lumière par le biais du site Internet de l’Agglo. Cette nouvelle proposition, construite en collaboration avec la Direction des Systèmes et Technologies de l’Information, permettra aux partenaires de l’Agglo de bénéficier d’un outil simple et efficace, visible et actualisé tout au long de l’année.
Le Rapport de développement durable est lui aussi entièrement dématérialisé cette année et désormais accessible sous forme d’une animation numérique.
Dématérialisation des réunions
L’Agglo s’est dotée en 2018 d’une nouvelle salle équipée d’un système de visioconférence, la salle du clocher en centre-ville de La Rochelle (la première salle équipée était installée sur le site de Vaucanson à Périgny). Ces outils, en priorité destinés aux réunions avec les partenaires extérieurs (Conseil Régional, Caisse des Dépôts, bureaux d’études…) permettent de réduire les coûts, les temps et le bilan carbone des déplacements. Ils appellent également à de nouvelles méthodes et pratiques de travail.
